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6 MANERAS DE DIRIGIR REUNIONES QUE INVOLUCREN E INSPIREN

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abril 29, 2020
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6 MANERAS DE DIRIGIR REUNIONES QUE INVOLUCREN E INSPIREN

Steven Rogelberg, experto que estudia el fenómeno de las reuniones de trabajo, comparte 6 formas simples de mejorarlas. La próxima vez que esté en una inútil, imprima esto después y déjelo en la silla de la persona que lo dirigió.

Esta publicación es parte de la serie “Cómo ser un mejor humano” de la TED Talks, cada una de las cuales contiene un consejo útil de alguien de la comunidad TED.

“ ¿Por qué les importa tan poco nuestro tiempo? ¿No se dan cuenta de que tenemos trabajo que hacer? 

Si alguna vez ha sido prisionero en una reunión innecesaria, esos son algunos de los pensamientos que pueden haber pasado por su mente. Otro pensamiento que podría haber surgido: “¡Si alguna vez estoy a cargo, me  deshago de todas las reuniones como esta!

Pero eso va demasiado lejos, afirma Steven G. RogelBerg, profesor de ciencias de la organización, administración y psicología en la Universidad de Carolina del Norte – Charlotte y autor de The Surprising Science of Meetings .

“La eliminación de las reuniones es un objetivo falso” dice en una charla de TEDxUNCCharlotte. Sin reuniones, la cooperación, la comunicación, la coordinación, el consenso y la toma de decisiones están todos comprometidos. De hecho, en muchos aspectos, la democracia organizacional se lleva a cabo en las reuniones; hay que entender que la eliminación de las malas reuniones es el verdadero objetivo ”.

Las reuniones son el área de investigación de Rogelberg. Él dice: “En uno de mis primeros estudios, hice que las personas mantuvieran un diario de cuántas reuniones tenían cada día y cómo se sentían acerca de su día en el trabajo. Curiosamente, cuanto más reuniones tenían las personas, más informaban que se sentían agotadas y fatigadas ”. Sin embargo, agrega, “cuando las reuniones fueron de alta calidad, se mitigaron los efectos negativos de tener tantas reuniones“.

Por supuesto, hay una persona que tiene la clave para eliminar las malas reuniones: su líder. Los líderes de reuniones excelentes piensan de manera diferente“, dice Rogelberg. “Reconocen que cuando llamas a una reunión, eres un administrador del tiempo de los demás. Ser un mayordomo responsable significa que el otro te importa. Quieres honrar el tiempo de los demás. Entonces, si bien la investigación muestra que el 50 por ciento de las agendas se reciclan, usted no haría eso, porque no lo marcará. Desea honrar el tiempo de las personas, por lo que toma decisiones activamente ”.

En su trabajo, Rogelberg ha encontrado algunas estrategias básicas que podemos implementar para mejorar nuestras reuniones:

1. Busque el menor número posible de participantes.

En otras palabras, no hay espectadores, no hay personas que estén allí “solo para escuchar”. Una forma de contener una reunión, sugiere Rogelberg, es “considerar invitar a las personas a una parte de la reunión, pero no a toda, para que pueda mantener la reunión esbelta y no perder el tiempo de las personas”.

A veces, las reuniones abarrotadas son el resultado de que el líder no quiera dejar de lado a las personas, incluso cuando no son esenciales. Este impulso tiene buenas intenciones. Rogelberg dice: “Una de las cosas que encontramos en nuestra investigación es que cuando las personas no son invitadas a una reunión, les resulta tan preocupante porque les preocupa que las excluyan”.

¿Cómo manejar este dilema? No los invite, pero luego comparta las notas de la reunión con ellos: se sentirán conectados y podrán leer las notas y contribuir con sus aportes como mejor les parezca. La advertencia: asegúrese de hacer circular las notas de la reunión dentro de las 24 horas posteriores si desea que las personas realmente se sientan informadas. Cuanto más tiempo transcurra, más se sentirán como postergados lo que no es nuestra intención.

2. Sea un buen anfitrión para las reuniones que dirija.

Haga que las personas se sientan apreciadas y bienvenidas. Salude a los asistentes y presente a las personas que no se conocen. Y hay un ingrediente fácil que puede mejorar la moral al instante: la comida. “Uno de los mejores predictores de satisfacción de reuniones en todo el mundo son los bocadillos“, dice Rogelberg. “No son los bocadillos en sí mismos, sino el hecho de que te tomaste un tiempo para pensar y considerar a los demás“.

3. Salga de la caja de una hora.

En demasiadas organizaciones, 60 minutos es la duración predeterminada para las reuniones. Pero, como señala Rogelberg, el trabajo tiene una forma divertida de expandirse para llenar el tiempo que se le asigna. Lo que significa que si lo programó por un período de tiempo más corto, lo más probable es que aún haga todo.

Además, agrega, “la investigación psicológica sugiere que cuando los equipos están bajo un poco de presión, se desempeñan de manera óptima y están más concentrados”. Asista a reuniones de 20, 30 o 40 minutos que tengan agendas y objetivos claros.

Otra forma de recortar la longitud de la reunión es hacer una reunión de pie en lugar de una sesión sentada. Rogelberg dice: “La calidad de los resultados es la misma, pero las reuniones de pie toman la mitad de tiempo”.

4. Cambie los formatos de reunión.

Por ejemplo, salga a caminar. “La investigación muestra que cuando haces una reunión en movimiento las personas reportan una mayor satisfacción e incluso más creatividad“, dice Rogelberg. Proporciona algunas reglas generales para garantizar su éxito: limitarlas a dos o tres participantes (incluido usted); advertir a las personas con anticipación para que se vistan para caminar; y asegúrese, con anticipación, de que el contenido de la reunión no requiera computadoras portátiles o presentaciones.

Otro giro: cambiar la forma en que ocurre la tormenta de ideas. “Si las personas intercambian ideas en silencio en las reuniones, registrando sus ideas en papel o mediante una aplicación, generan casi el doble de ideas, y esas ideas tienden a ser más creativas e innovadoras porque las personas no están filtrando“, indica el autor.

5. Agite la agenda: en lugar de organizarla por tema, organícela por preguntas.

Ahora tienes una prueba de fuego para determinar quién realmente necesita estar allí porque su tarea fundamental es responder las preguntas. También tiene una mejor idea de cuándo finalizar la reunión porque las preguntas han sido respondidas. Asimismo sabes cuan exitosa fue o no la reunión cuando las preguntas se han respondido de manera convincente. Si no puede generar preguntas, esa es su pista de que la reunión no funcionó como se esperaba”.

6. Evaluar periódicamente las reuniones.

Las personas que dirigen las reuniones tienden a parcializarse comenta Rogelberg; “Invariablemente piensan que lo han hecho bien incluso cuando no lo han hecho. Como anfitrión y administrador, tiene la obligación de interactuar directamente con los asistentes y preguntar: “¿Qué está pasando bien en nuestras reuniones? ¿Qué se podría hacer mejor? ¿Tienes alguna idea específica para mejorarlas?

Hacer estas preguntas no es suficiente, por supuesto. Debe escuchar abiertamente las respuestas (sin ponerse a la defensiva) y responder con los cambios apropiados. Con solo hacer algunos ajustes, podría cambiar drásticamente sus reuniones y cambiar los días de las personas. “Si bien a menudo pensamos en las reuniones como lugares de drenaje, las reuniones pueden ser lugares de ganancia cuando se hacen correctamente“, dice Rogelberg.

Aquí la charla TEDxUNCCharlotte dada por Steven Rogelberg:

FUENTE: Ideas Ted

WEBSITE: https://ideas.ted.com/

SOBRE EL AUTOR: Daryl Chen es el editor de ideas en TED.

URL ORIGINAL: https://ideas.ted.com/bad-meetings-drain-time-and-energy-here-are-6-ways-to-lead-ones-that-engage-and-inspire/